Cuando vamos acumulando muchos megas de datos personales (en algunos casos son ya muchos gigas) empezamos a tener dudas de donde almacenarlas. Es relativamente fácil que crezca tanto el volumen de archivos personales, sobre todo cuando se trata por ejemplo de fotos de la familia. Ud. sabe cuanto ocupan todas sus fotos digitales y videos?
He hecho una pequeña encuesta personal de unos 20 casos y cerca del 80% no tiene un respaldo. Es más, la totalidad de las personas consultadas no están al día con su respaldo, es decir que si su PC fallara o les fuera robado, recuperan parte de sus fotos pero no todo. Lo único que saben muchos usuarios es que todo está por ahí en el disco del PC.
Pero nuestro disco duro tiene dos problemas: uno es que tarde o temprano se va a llenar y dos que en cualquier momento puede ser borrado por error, o por un virus, o simplemente un día la máquina no me prende y cuando consulto al service me entero que se quemó todo por la tormenta que hubo el fin de semana pasado. Conclusión: si no tenemos una copia estamos en peligro.
Ahi van algunos consejos:
1. Es más seguro cuando el medio de almacenamiento del respaldo es externo, de manera que se pueda aislar físicamente. Esto le salvará su información aún en caso de robo o incendio.
2. Use todos los diferentes sistemas que pueda usar. Ninguno es infalible. Puede usar CD, DVD, Blu-Ray, Pendrive, Disco USB, en La Nube, tal vez otro PC en red.
3. No use tecnologías antiguas, pues es muy probable que en caso de necesitar recurrir a ellas no sea fácil hacerlo. Ya NO deberíamos usar:
- diskettes: porque son de muy baja capacidad
- tape backup o "cinta": porque se debe disponer de un ambiente de almacenamiento y cuidados que normalmente no son compatibles con el uso doméstico
- Zipdrive: porque están cayendo en desuso y puede ser que cuando necesite leerlos ya no sea posible o deba recurrir a algún centro técnico especializado.
4. No deje grandes colecciones de fotos en el mismo lugar, es decir, separe y clasifique sus fotos de manera que haya unas 200 fotos o menos por carpeta. Por encima de tales límites empieza a ser más difícil todo: la realización de copias en medios removibles, la revisación cuando se busca una foto en particular, etc
5. Cuando clasifique sus fotos debería agruparlas por medio de un criterio que le resulte natural, fácil de comprender a Ud. mismo. Yo por ejemplo las ordeno por eventos cronológicos. Así si por ejemplo el domingo 3 de julio de 2011 tomé fotos en un partido de fútbol por la mañana y luego otras en un cumpleaños por la tarde, entonces guardé mis fotos en dos carpetas: 20110703_futbol_hijo y 20110703_cumple_rossana. Nótese que cuando usamos un nombre que empieza por año - mes - dia logramos que al explorar las carpetas aparecen en perfecto orden cronológico. Podríamos agregar "am" y "pm" para ser más estrictos aún, va en gustos.
La gran ventaja es que el respaldo se está haciendo continuamente y de un modo silencioso por medio de un hardware especial. Sin embargo, estas tecnologías solo lo protegerán de eventuales fallas físicas de su disco, pues para eso fueron diseñadas. Si por ejemplo Ud borra equivocadamente una carpeta con fotos, en ese mismo acto fallido también se borran en la parte redundante del Raid. Tampoco podrá evitar la pérdida total si le roban su casa y se llevan el PC, pues los discos "redundantes" están en el mismo gabinete que el disco "visible". O sea que estos sistemas que son para evitar pérdidas por fallas físicas, son muy usados en servidores pero no aplicables en el hogar.
Tengamos en cuenta que un CD almacena unos 700 MB. Si Ud. se compró una cámara digital de 12 o 14 megapixel y toma sus fotos con la máxima resolución (que es como las cámaras vienen configuradas de fábrica) entonces cada foto le ocupará al menos unos 3 MB. O sea que podrá guardar en un CD solo unas 230 fotos. Esto puede representar varios fines de semana tomando fotos pero también puede haber sido solamente un buen rato tomando fotos en el parque o un simple cumpleaños. Ni hablar si hacemos alguna toma de video, que por ejemplo un video de 1 minuto ocupa unos 40 MB, esto acelerará el proceso de decidir que los CD tienen poca capacidad.
Cómo deberíamos hacer para ir guardando todas las fotos en DVDs?
- 1o. agrupar las fotos en carpetas que no sean demasiado voluminosas. Por ejemplo las fotos de un viaje no dejarlas todas juntas, agruparlas por los lugares que se visitaron, o por fecha, etc.
- 2o. hacer los respaldos hacia DVDs, es aconsejable no llenarlos demasiado, es decir no use los 4.7GB, deje para el próximo DVD cuando haya llegado cerca de los 4GB o apenas los pase.
- 3o. cuando ya tenemos todo en DVDs y hemos tomado hoy una nueva tanda de fotos y videos: ponerle a la carpeta un nombre acorde al criterio que se haya elegido para las demás, grabarla en un DVD nuevo y dejarlo "abierto" de forma que pueda agregarle más fotos luego. La próxima tanda de fotos será agregada en este mismo DVD y así sucesivamente hasta completar unos 4GB aproximados.
Ese es el momento de guardar ese DVD y tomar uno nuevo para seguir con las próximas fotos.
- NOTA 1: no use DVD regrabables, fallan bastante y Ud no quiere regrabarlos, sino guardar allí sus fotos para siempre.
- NOTA 2: guarde siempre sus DVDs en un lugar fresco, oscuro y seco.
- NOTA 3: si necesita usar los DVDs, entonces haga copias y deje un juego solo para guardar y el otro solo para usar.
En cuanto a Rapidez: por su sistema de acceso, si por ejemplo Ud tiene que agregar sólo la última tanda de fotos que ocupa por ejemplo 120MB, entonces el pen es aceptable, pero si está volcando fotos viejas y tiene que mandar al pendrive de 16GB un conjunto de carpetas que suman por ejemplo 10GB, entonces le va parecer interminable. Le aconsejamos en ese caso que copie de a pocas carpetas por vez.
En cuanto a Seguridad: hay pendrives de reconocidas marcas que nos dan relativa tranquilidad. Decimos que es relativa porque si bien el dispositivo en sí puede ser bueno, su naturaleza lo hace frágil y fácil de dañar o perder. En efecto, hemos recibido numerosas consultas de usuarios que no habiendo hecho nada más que introducir el pen en el puerto USB, han visto que el mismo les da un error de lectura o simplemente les apareció vacío. O sea que ocurrió algo imprevisto durante el almacenamiento, o bien en el momento de manipularlo o introducirlo se produjo algún accidente que lo dañó. Ha pasado con pendrives de marca desconocida y también con los de marcas famosas. En resumen, son muy prácticos, pero si los piensa usar, hagalo con doble juego de pendrives, es decir si necesita almacenar 40 GB de fotos y pensaba comprar 3 pen de 16 c/u mejor compre 6 y haga todo doble.
Por ejemplo Microsoft está dando hasta 25GB de almacenamiento gratis actualmente, se trata de una de las utilidades de Windows Live, llamada Photo Gallery, la cual permite subir fotos a un espacio seguro en la nube, ordenarlas, hasta retocarlas, e incluso compartir las que desee con sus amigos. Para hacer uso de este sistema necesita Windows Vista o Seven.
Si Ud es usuario de Windows XP, entonces puede usar simplemente el Skydrive, que es una espacio que se maneja desde una especie de explorador y también queda protegido por contraseña en los datacenter de Microsoft. Es muy fácil, se crea una cuenta de Hotmail (si ya no la tiene) y desde la bandeja de entrada se accede por un link hasta la parte del Skydrive. Allí se cargan las fotos, se pueden crear carpetas, ordenar las fotos, etc. Hay otros por supuesto, estos son tal vez los más conocidos.
No quisiera ser reiterativo pero es necesaria una buena velocidad de subida para usar estos servicios. Otro punto importante a tener en cuenta es que la llave de acceso a sus archivos es un usuario y contraseña, si tuviera la mala suerte de ser hackeado o si simplemente olvida la clave, entonces lo perderá todo.
Juan Carlos Gatti
